Digitalizace firem není o množství aplikací a různých vychytávek, které si podnikatel stáhne a naplánuje používat, jak by se možná zdálo. Je to o funkčních a efektivních řešeních. O způsobech, jak si zjednodušit práci, automatizovat některé činnosti, získat lepší přehled, ušetřit čas i peníze. A také o lidech, které digitalizace ve firmě baví, a kteří ji žijí. Není to tedy v souhrnu o počtu, ale o kvalitě použitých řešení.
Jen pro představu – Ke konci druhého kvartálu roku 2022 bylo celosvětově k dispozici více než 8,9 milionu aplikací, z toho 3,5 mil. pro uživatele Android operačního systému a 2,2 mil. pro iOS. (Zdroj: Statista.com). Neskutečná čísla, že? A kdo se v tom má vyznat? Pojďme se na to podívat.
Zkusíme si teď z moře aplikací vytáhnout přesně 10 typů aplikací (včetně jejich alternativ), které se vám mohou hodit i pro vaše online podnikání. Text je plný odkazů pro jednotlivé aplikace, jejich recenze, návody a tipy. Takže se rozhodně nebojte kliknout. Mám smělý cíl, pokud vám pomůže jen jedna aplikace z textu, kterou začnete používat, byl článek užitečný.
Pamatujte! Pokud vybíráte aplikaci na míru vašeho podnikání, měla by být: Rychlá, jednoduchá a levná, v poměru k výsledku. Cena za vyšší verze aplikací by neměla být překážkou vašeho výběru.
Pokud hledáte vhodné aplikace pro své online podnikání, není to prostor pro znovu vynalézání kola. Je jen potřeba se v prostředí dobře zorientovat, a hlavně vyzkoušet hned několik aplikací a jejich alternativ pro řešení vybrané oblasti:
1. POZNÁMKY A MYŠLENKOVÉ MAPY
Když vás něco napadne a chcete mít ve svých myšlenkách na papíře pořádek, a pokud to jde i možnost se k nim vracet, určitě hledáte způsob, jak nemít jen bloky popsaného papíru. I když tužka a papír jsou skvělé! O tom žádná. Fenoménem poslední doby je poznámkové zařízení reMarkable 2 a určitě je pro milovníky poznámek, plánu a myšlenkových map kreslených rukou, o co stát. nebo Apple Notes pro Mac, Obsidian i Notion pro Mac i Android. Pokud jsem zmínila myšlenkové mapy, neměli byste minout toto srovnání, pokud se chystáte na online myšlenkové mapy.
2. DOTAZNÍKY
Jakmile se člověk dostane k potřebě vytvořit dotazník, zpravidla začíná u excelovské tabulky nebo využije Google Forms. Z goooglovského dotazníku, pak získává výstupy opět do tabulky. Kdo však chce postoupit o krok vpřed, vytvořit dotazník s více výstupy, určitě narazí na Typeform. Nejen, že získáte data, ale Typeform přináší elegantní dotazníky, šablony na míru podnikání a propojení do řady aplikací jako jsou nejen Slack, Airtable, CRM systémy a další. Je zde i možnost z dotazníků vytvořit další výstupy, přehledy, grafy použitelné dále pro zefektivnění vašeho podnikání.
Rozhodně za zmínku stojí Jotform a Videoask od Typeformu. Videoask je skvělý způsob, kdy na otázky mohou respondenti odpovídat pomocí videa nebo audia. A vy získáte nejen nahrávky, ale také použitelné výstupy z odpovědí.
3. AUTOMATIZACE BĚŽNÝCH ČINNOSTÍ
Chcete pokročit o velký krok vpřed? Máte šanci. Tento typ je určen pro zkušenější uživatele aplikací. Už před 11 lety, na fóru pro milovníky jablíček, vyšel užitečný článek s názvem „Ochočte si své jablíčko“. Představil v češtině aplikaci Keyboard Maestro pro Mac, která naučí váš Mac dělat řadu běžných funkcí za vás. A tím šetřit čas strávený nad opakujícími se činnostmi. Jeden příklad pro začátek – lze například nastavit pravidlo (přesněji trigger, spouštěč), kdy při přihlášení do systému pro vás tento program automaticky otevře vybrané stránky, programy a například odešle ranní e-mail asistentce. Nevěřili byste, kolik dokáže Keyboard Maestro ušetřit času. Pokud budeme hledat alternativu pro Windows, mohla by jí být aplikace AutoHotkey.
4. FIRMA JAKO PROJEKT
Aneb jak mít řadu činností na jednom místě? A sdílet je s týmem lidí? Neměli byste minout aplikaci ClickUp. Umí vytvářet i myšlenkové mapy. Určitě je to jako se značkou auta, program pro projektové řízení je potřeba si vyzkoušet. Někdo začíná s Trello nebo Freello (tady porovnání), a pak si vyzkouší celou řadu nástrojů než najde ten správný pro své podnikání – za zmínku stojí známá Asana, Lamael, Monday, již zmíněné Notion, Jira, Bitrix24 a desítky dalších. Než se komplexně pustíte do programu pro projektové řízení, dejte si na papír své požadavky, očekávání, a přínos, který vám to má přinést. A až teprve vybírejte daný program.
5. PROPOJENÍ APLIKACÍ, KTERÉ SPOLU NA PRVNÍ POHLED NEKOMUNIKUJÍ
Určitě se vám někdy stalo, že jste si nainstalovali např. program na rozesílání newsletterů a prodejní nástroj a zjistili jste, že nejdou propojit. Reakce v tu chvíli je často zklamání a instalace další aplikace. Existuje ale i jiné řešení, než je instalace 5 aplikací pro fungování dalších 6ti. Neměli byste tak minout Make (dříve Integromat) anebo zahraniční alternativu Zapier. V obou programech lze vytvořit komunikační mosty mezi programy, které spolu neumí napřímo komunikovat. Např. vytvořit formulář, jeho výsledky pravidelně posílat do CRM systému, mailingu a prodejního systému, vytvořit nabídku dle vzoru, tu odeslat na daný kontakt a spustit automatizaci v mailingovém nástroji. Dá se propojit díky integracím leccos. Jen si člověk musí připustit možnost, že vše má své řešení.
6. SYSTÉM DOKUMENTŮ, ORGANIZACE, A PROCESNÍCH POSTUPŮ
Máme tady doslova 2 odvěké tábory příznivců: Google Workspace a Microsoft 365. Často se ptáte, který z nich zvolit. Vždy říkám, musíte to vyzkoušet. Je to to totiž stejné, jako když se budete ptát, zda BMW nebo Mercedes, puntíkatá nebo proužkatá, cihla nebo Ytong, betonová nebo pálená taška, MS Word nebo Google doc, pro spojení Google Meet nebo MS Teams? Takže i rozhodnutí, zda Google nebo Microsoft patří mezi ta evergreenová, která nemají jednoznačná řešení, jen zastánce a odpůrce. Pokud byste mezi těmito giganty rozhodovali, zkuste se nejdříve podívat na nějaká srovnání a recenze.
7. ČASOMÍRA
Čas jsou peníze. A každý by měl vědět, čemu svůj čas chce věnovat a za jakou cenu. Ať už máte konzultaci, připravujete publikační plán, zálohujete data, fakturujete nebo jen vaříte kávu, je dobré si změřit, kolik času vám jednotlivé aktivity zaberou. Většinou klienti bývají překvapení tím, že to, čemu přikládali nejmenší váhu je stojí moře času. Vyzkoušejte Toggl, Timely či třeba Clockify. A právě Clockify na svém webu nabízí velké srovnání časomír. I tady platí, že je potřeba vyzkoušet, který program vám bude sedět.
8. BEZPEČNOST PŘEDEVŠÍM
Již jsem to v nějakém článku zmiňovala, že běžný uživatel by si měl průměrně pamatovat 100 hesel (zdroj: tech.co). Ale pokud používáte bezpečná hesla (min. 12 znaků, 1 velké, 1 malé písmeno, 1 číslo, 1 znak). Je reálné si hesla pamatovat, pokud nepoužíváte stále stejné? Odpověď znáte. Pak se tedy rozhodujete pro správu hesel, ve vyhledávači na vás vyskočí celá řada aplikací a opět je dobré si jich vyzkoušet hned několik: LastPass, 1Password, DashLane, Bitwarden.
#tip1: Pro bezpečnost hesel doporučuji použít i kombinaci s Google Authenticatorem, sms klíčem a dalšími způsoby 2fa.
#tip2: Rozhodně není doporučeno ukládat hesla do prohlížeče. Zkuste se vyhnout tomuto nešvaru! Raději si do prohlížeče nainstalujte doplněk vybraného správce hesel. Fungovat to bude podobně, jen zabezpečení hesel bude na jiné úrovni.
#tip3: Zkuste se vyhnout nezabezpečeným wi-fi sítím, a i tu svou domácí si zabezpečte heslem, které běžně nepoužíváte.
#tip4: Kdyby došlo k prolomení hesel, a při představě, že byste měli přijít o všechna data, nezapomeňte pravidelně zálohovat svá data. Jak na to najdete tady.
9. CHCETE POROZUMĚT návštěvníkům vašeho webu a klientům?
Nejen pomocí tzv. heatmap, tedy map zahřátých míst, vám pomůže Hotjar objevit navštěvovaná i nenavštěvovaná místa na vašem webu. Máte to důležité na webu až na spodním okraji stránky, jste si jistí, že návštěvník zascrolluje až dolů? Vytvořte si celou sadu snímků a heatmap, a ověřte si, co na vašem webu opravdu návštěvníky láká.
10. MAILING, který patří mezi celosvětové No.1
Čas od času se s klienty dostáváme k bodu, kdy dosavadní poskytovatel mailingových služeb není dostačující. Chybí funkce. Rozesílky newsletterů mají prodlevy. Nastavení automatizací neprobíhá spolehlivě. Poštovní servery hlásí špatný rating a snižují průchod přes filtry mailových poskytovatelů. Pak hledáme řešení, které nahradí to dosavadní a posune podnikání klienta kupředu. Jedním s takových programů je ActiveCampaign. Pro klienty, kteří směřují mimo české a slovenské vody se zatím osvědčil vždy. Rozhodně se vám bude hodit ucelený průvodce Daniela Nytry, jak na ActiveCampaign.
Chcete ušetřit čas, peníze a být ve své práci efektivnější? Pak se pojďme společně podívat na místa, která jde i ve vašem podnikání zjednodušit. Rezervujte si svůj termín pro nezávazný DIGITÁLNÍ AUDIT VAŠEHO ONLINE PODNIKÁNÍ, kdy si během 20 minut ukážeme místa, která lze ve vašem online podnikání přemostit, zrychlit a v konečném důsledku zlevnit.
Jmenuji se Andrea Honzová, jsem technická online specialistka a milovnice digitalizace a inovací, která svým klientům – jednotlivcům, menším firmám i obcím – staví online podnikání nebo systém technicky na nohy a následně ho propojuje se světem. Díky svým zkušenostem i systémové paměti se orientuji komplexně v technickém světě online podnikání. Pomáhám klientům šetřit čas, peníze i nervy a najít to nejlepší řešení nejen pro ně.
Navštivte můj web: www.andreahonzova.cz nebo se propojme na sociálních sítích – Facebook nebo LinkedIn.
Autorka: Ing. Mgr. Andrea Honzová
