Naučte se pracovat s časem, který máte

“Kdybych tak měla každý týden na práci o pár hodin víc. Konečně bych stihla vytvořit ten nový kurz, dát víc energie vlastním projektům, než jen práci pro klienty, která mi teď přináší peníze… 

Kdybych měla více času na práci, pomohlo by mi to se ve svém podnikání posunout mnohem dál.”

Znáte tyhle myšlenky? Taky máte pocit, že nedostatek času je tím, co vás teď drží zpátky?

Pak vám položím ještě jednu otázku. Vlastně dvě.

Odpovězte si na ni, než se posuneme k té druhé.

Většina z nás je obrovsky přetížená. Naše produktivita je asi o 400% vyšší, než produktivita pracujících lidí v 50. letech. Pro většinu z nás už dávno neplatí, že práce končí v okamžiku, kdy za sebou zavřeme dveře kanceláře nebo vypneme počítač. Nosíme si ji domů nejenom v hlavě, ale i zcela fyzicky v mobilech, díky kterým jsme často neustále dosažitelné na telefonu, v e-mailu, na sítích a messengerech…

Obvykle nechceme pracovat více. To, co chceme, je více času na vlastní projekty v čase, který už práci věnujeme. Jak ho můžeme získat? Tím, že se lépe naučíme pracovat s časem, který máme.

Křišťálově jasné priority

Alfou a omegou úspěšné práce s časem je vědět, co je pro mě doopravdy důležité.

Zeptejte se samy sebe – kde chcete být za rok? Za dva? Za pět?
A pak samy sobě zodpovězte druhou otázku: pokud budete i dál každý týden dělat to, co děláte teď – dojde k tomu?

Řada podnikatelů a podnikatelek má v hlavě velké plány pro svůj příští projekt. A často jsou to skvělé plány a nápady – na projekty, které by v praxi opravdu skvěle fungovaly. Pokud by se jim je podařilo vytvořit.

Jenže celá řada z nich čeká na tu magickou chvíli, kdy na realizaci tohoto projektu budou mít čas. Příští měsíc už to vyjde. A nebo ten další. A tak se projekt odsouvá o týdny a měsíce, i když jeho vize a touha po jeho realizaci zůstává. A často na něj nikdy nedojde. 

Ne proto, že byste neměly na to ho zrealizovat. Ale protože vždycky dostane přednost zakázka pro klienta, rodinné povinnosti nebo něco jiného, co vám čas na vlastním projektu nedopřeje. Znamená to, že jste neschopné, málo motivované nebo nedostatečně ambiciózní? Ne. Jen neumíte dobře pracovat se svým časem. A to není ostuda – pravděpodobně vás to nikdo nikdy neučil.

Doreen Virtue, kdysi nejúspěšnější autorka nakladatelství Hay House, napsala skvělou knihu Chci změnit svůj život, ale nemám na to čas. Popisuje v ní, jak svou první knihu psala během krátkých, často jen desetiminutových úseků večer, když šly děti spát. Každý den alespoň kousek. Její první kniha jí pomohla nejen ke kariéře úspěšné autorky, ale třeba i k možnosti odejít z dávno nefunkčního manželství.

Pokud chceme opravdu dosáhnout svých cílů, musíme si čas pro kroky, které k nim vedou, prostě a jednoduše vyhradit. I kdyby to zpočátku mělo být jen na pár hodin týdně. A tahle cesta začíná tím, že jsou naše priority křišťálově jasné.

Co můžete udělat tento týden, aby pro vás byl každý nadcházející týden jednodušší?

Už začínáte tušit, jak by měly vaše priority vypadat?

Než se pustíme do pátrání po tom, kde na to vezmete čas, pojďme si říct ještě o jedné důležité věci, kterou by měly vaše priority splňovat. A tím je efekt páky.

Z fyziky si možná pamatujete, že i velmi těžké předměty můžeme snadno zvednout, pokud k tomu použijeme dostatečně dlouhou páku. Čím delší rameno páky, tím menší síly je potřeba.

A přesně tohle hledáme i v našich prioritách. Vedou ty, které jsme si stanovily v předchozím bodě k tomu, aby byly všechny naše další kroky jednodušší? Nebo máme mezi prioritami něco, co možná způsobí dočasné zlepšení naší situace, ale v dlouhodobém horizontu nic zásadního nezmění?

1 priorita pro každý týden

“Mojí prioritou pro tento týden je vyřídit všechny e-maily, odvysílat živě v kurzu, dopsat prodejní stránku a udělat si návrh lekcí pro můj další kurz.”

Tohle není priorita. To je to-do list seřazený podle důležitosti a termínů. “Kdo pronásleduje dva zajíce, nechytí ani jednoho”, tvdí latinské přísloví.

Naučte se pro každý týden najít 1 prioritu. 1 věc, která bude hotová, ať se děje co se děje. Ideálně nejpozději v úterý. To vám dá dostatek času na všechny další úkoly pro daný týden – a přitom vám to pomůže posunout se každý týden dál s vašimi dlouhodobými plány.

Že je teď vaší prioritou dotáhnout projekt pro klienta, protože vám hoří termín? OK. Dotáhněte projekt pro klienta. A příští týden už si na začátek týdne naplánujte svoji vlastní prioritu. A stejně tak i každý další. Časem se naučíte stanovovat termíny zakázek tak, aby vám vyšel čas na obojí.

Proškrtejte svůj to-do list.

Znáte nekonečné to-do listy, ze kterých úkoly neubývají, ale pořád se k nim přidávají další a další? A nebo všechny úkoly nosíte jen v hlavě – a ještě večer před usnutím myslíte na to, co byste určitě neměly zapomenout?

Tak s tím pojďme něco udělat.

Existují 2 skvělé přístupy, které můžete k práci s to-do listy použít. 

Tím prvním je metoda Davida Allena Getting Things Done.

Podle té svěříte všechny své plány a úkoly papíru (nebo plánovací aplikaci), systematicky je roztřídíte – a pak je postupně zpracováváte podle toho, zda jsou aktuální a je možné na nich právě teď pracovat.

A ten druhý? Říká se mu prořezání.

Tak, jako se u ovocných stromů prořezávají větve rostoucí špatným směrem nebo příliš zahušťující korunu, aby silné větve plodící ovoce mohly růst a sílit, prořezáváme i úkoly na našem to-do listu. Ponecháváme jen ty, které budou plodit to nejlepší ovoce (efekt páky) – a ty ostatní buďto škrtáme úplně, nebo je optimalizujeme – dávkovým zpracováním, delegováním, automatizací.

Oba přístupy skvěle fungují společně, ruku v ruce. 

Kolik času vlastně potřebuji?

Většina z nás neumí správně odhadnout čas, který budeme na práci na úkolech potřebovat. Je to normální a děje se to i lidem, kteří s časem pracují vědomě a konzistentně.

Je z toho cesta ven? Je.

Zkuste si alespoň pár dní ke všem úkolům, do kterých se pouštíte, odhadnout čas, který tomu budete muset věnovat. A pak to změřte – a vůbec se netrapte tím, že se to s vaším odhadem neshoduje.

Nakonec sečtěte odhadované a reálné časy – a najděte poměr mezi nimi. Vyjde vám číslo, kterým můžete všechny své příští odhady vynásobit a získat tak přesnější odhad toho, kolik času vám doopravdy zaberou. Trvalo vám všechno skoro 2x tolik času, než jste čekali? Skvělé – dvojka je vaše číslo pro násobení vašich příštích odhadů.

Čas navíc a pasti v našich rozvrzích

I když používáte svůj osobní koeficient pro násobení odhadu času, nechte si v plánech vždycky nějaký prostor navíc. Budete v klidu, pokud vám během práce zazvoní důležitý hovor nebo vám doma zůstane dítě s teplotou a vy budete muset neplánovaně část času věnovat jemu.

Že se váš čas špatně plánuje, protože nikdy nevíte, jestli budete mít odpoledne hlídání pro děti nebo nebudete muset něco zařídit? I když se to nezdá, podobné věci jsou obvykle alespoň částečně předvídatelné. Identifikujte ve svém kalendáři místa, kde se něco podobného přihodit může – a naplánujte do nich úkoly s menší důležitostí, které můžete v případě potřeby snadno přesunout.

Naučte se dobře plánovat

82% podnikatelů a podnikatelek svůj čas vůbec neplánuje. Protože je to tak skvěle funkční metoda – neplánovat? Ne. Protože je efektivnímu plánování nikdy nikdo neučil. Protože to mnohokrát zkoušeli a jejich plány zůstaly jenom na papíře. Protože jim to vydrželo 2 týdny a pak toho zase nechali. Protože jim pro samé pracovní plány nezbyl čas na osobní život.

Plánování je dovednost. Potřebujete ji dělat dobře, aby vám fungovala – a potřebujete ji dělat pravidelně, abyste se v ní zlepšovali. Většině lidí trvá zhruba 3 – 4 týdny, než se naučí svůj čas plánovat správně. Tak, aby opravdu zvládli vše, co v jejich diářích dostalo své místo. Pokud vám to do této chvíle nešlo, nejste neschopní nebo výjimka, pro kterou to nefunguje. Jen nejspíš nemáte správnou techniku plánování a dostatečnou motivaci vydržet.

Motivaci? Ano. Tím prvním, kdo vám totiž v plánování brání, je váš vlastní mozek. Čelit spoustě úkolů, které se do kalendáře možná ani nevejdou? Strachu, že to nestihnete všechno udělat? To zní jako nebezpečí, od kterého je lepší utéct!

Opravdu dobré plánovací metody proto neřeší jen to, jak co nejefektivněji nacpat všechny vaše úkoly do příslušných kolonek, ale hlavně jak u plánování vydržet.

Začněte tím, co je pro vás důležité

Začínáte při čtení článku věřit tomu, že byste i vy mohly stihnout všechno, co je důležité pro dosažení vašich velkých plánů, aniž byste musely složitě hledat čas navíc, nebo vstávat v 5 ráno a pracovat od nevidím do nevidím? A nebo naopak nevěříte tomu, že je to ve vaší životní situaci možné?

Plánování s prioritami funguje, ať už jste na tom s časem právě teď jakkoliv. Než ale tohle téma uzavřeme, chci vám prozradit ještě jeden způsob, jak plánovat udržitelně a svůj život si vedle práce na dlouhodobých prioritách taky užít.

Než si do svého kalendáře naplánujete prioritu daného týdne a další úkoly, než do něj začnete psát cokoliv, co souvisí s prací – naplánujte si aktivity jen pro sebe a svoji rodinu. Jen tak, pro zábavu. Na čtení knížky, na saunu, výlet s dětmi…
A dělejte to pravidelně.

Chcete si svůj život doopravdy užít, ne se cestou vysoké produktivity dohnat k vyhoření.

Technika, která mění celou hru

Poslední tip na závěr?

Koučové amerického fotbalu zkoumali, co odlišuje úspěšné univerzitní týmy od těch neúspěšných. A objevili 1 věc, která v tom všem hrála stěžejní roli. Úspěšné týmy sledovaly nahrávky odehraných zápasů. Proč bylo právě tohle důležitější, než hodiny tréninku na hřišti? Týmy sledující vlastní zápasy se dokázaly poučit z vlastních chyb a neopakovat je – a naopak pokračovat v tom, co jim při zápasech přineslo potřebné body.

Jak tenhle gamechanger zakomponovat do vlastního podnikání?

Stačí se každý týden ohlédnout za tím předcházejícím a podívat se na to, co z vašeho původního plánu fungovalo a co ne. A příští týden s tím pracovat lépe.

Kdo pro vás tenhle článek napsal?

Moje jméno je Lucie Haberlová a jsem specialistka marketingu. Plánování bylo dlouho mojí Achillovou patou. Neuměla jsem to a moje rodinná situace mi ubírala velkou spoustu času, se kterou bych jinak mohla počítat. Jenže čím víc toho máte na talíři, tím víc vám opravdu dobré plánování pomůže. Protože ať jste na tom jakkoliv, stejně můžete pracovat méně, vydělávat více – a přitom mít čas na to, co je pro vás opravdu důležité.

Držím vám palce do vašeho vlastního plánování a na cestě k vašim dlouhodobým cílům. A pokud si po přečtení článku říkáte, že přesně tohle sice potřebujete, ale nejspíš se do toho stejně samy nepustíte – pak vás zvu nejen k mým plánovacím workshopům, ale i do komunity The Funnel Empire, kde se plánování  a větší produktivitě za udržitelných podmínek věnujeme pravidelně.