Podnikání nám usnadňují různé aplikace a nástroje. Patří k nim i tabulky. Jednoduché i složité. Milované i obávané.
Pokud nejste ekonom ve velké firmě, stačí vám úplně základní tabulky s chytrými funkcemi, díky kterým dokážete ze svých podnikatelských čísel vyčíst ty nejcennější informace.
Proč?
Jako u spousty jiných činností je dobré si uvědomit, proč bych vlastně měla využívat ve svém podnikání tabulky. Proč to je důležité, proč bych tomu měla věnovat pozornost a energii. K čemu mi pomůžou.
Já jsem o prospěšnosti podnikatelských tabulek přesvědčená, jestli vy (zatím) ne, přečtěte si pár návrhů, k čemu by se vám mohly chytré podnikatelské tabulky hodit:
- pomůžou udržovat pořádek v podnikatelských financích i v podnikání vůbec
- pomůžou s cenotvorbou
- zjednoduší práci
- pomůžou vám předávat si informace s účetní
- ukážou vám, které části vašeho podnikání se daří více a které méně
- pomůžou vám plánovat vaši podnikatelskou budoucnost
- upozorní vás na možné nebo jisté budoucí podnikatelské problémy nebo naopak příležitosti
Jestli vás žádný z bodů nezaujal, tabulky používat nechcete a navíc je nemáte rádi, klidně se bez nich obejděte. Stejně byste s nimi nepracovali.
Pokud to s tabulkami chcete zkusit a navíc si práci s nimi zjednoduši a zpříjemnit, přečtěte si 9 tipů z praxe, jak s tabulkami v podnikání pracovat jednoduše, ale funkčně.
K čemu tabulky potřebujete
Rozmyslete si, k čemu vy konkrétně tabulky využijete. Potřebujete plánovat svoji podnikatelskou budoucnost? Nebo si chcete usnadnit cenotvorbu? Udělat si rozpočet na plánovanou akci?
Podle toho se rozhodněte, jaké tabulky a k čemu si budete vést. Význam mají jen takové tabulky, ze kterých budete čerpat informace. Nezahlťte se hromadou tabulek, které sice někdo jiný používá, ale vám smysl nedávají.
Vyberte si jedno prostředí
Na svoje podnikatelské tabulky můžete využít Excel (Microsoft), Numbers (Apple) nebo další alternativní aplikace. Nebo je můžete mít online v Google prostředí.
Online Google tabulky mají několik výhod.
V základní a skvěle použitelné variantě jsou zdarma. Jsou online, což oceníte hlavně při práci v týmu, třeba s virtuální asistentkou nebo účetní. Jsou oproti Excelu trochu osekané, proto jsou jednodušší na ovládání. Nezáleží, jestli máte na svém počítači Windows, macOS nebo Linux.
Pro podnikatele, kteří potřebují se svými tabulkami pracovat snadno a nepotřebují složité analytické nástroje, Google tabulky bohatě stačí. Já sama je mám kvůli jejich jednoduchosti nejradši.
Pokud nechcete svoje data sdílet online a nebo potřebujete vychytanější nadstavbové funkce, nejspíš pro vás bude vhodnější Excel nebo Numbers.
Zjednodušte si to, jak jen můžete
Ať už jste tabulkový nadšenec nebo úplný začátečník, hledejte každou příležitost, jak si práci usnadnit.
Používejte jednoduché vzorečky. S obyčejnými znaménky + – * / vyřešíte skoro všechny situace.
Z funkcí se vám bude hodit určitě SUMA (součet), možná i MIN (vyhledání nejmenší částky), MAX (vyhledání největší částky) nebo AVERAGE (průměr).
Propojujte políčka mezi sebou, ať nemusíte pořád všechno přepisovat. Zvažte, ve kterých situacích pro vás ale bude jednodušší čísla prostě opsat, než vymýšlet složité propojení mezi listy nebo dokonce mezi tabulkami.
Využívejte nástroje, které už máte. Většina fakturačních systémů vám umožní exportovat tabulku vystavených faktur. Tu si pak můžete nakopírovat do svých podnikatelských tabulek a rovnou ji využít jako zdroj informací (bez ručního přepisování a doslova na pár kliknutí). Stejně tak můžete využívat i tabulkový export z internetového bankovnictví nebo jiné aplikace, kterou ve svém podnikání už používáte.
Přibližně je lepší, než vůbec
Pokud nepoužíváte tabulky jako náhradu účetnictví nebo daňové evidence, vůbec v nich nemusíte mít informace přesné na halíř.
Hlavním smyslem podnikatelských tabulek je pomoci s finančním řízením, aby mohlo být podnikání efektivnější a ziskovější. Takže hodinové dohledávání ztraceného dokladu kvůli přesné částce vůbec není potřeba, raději ji odhadněte a ušetřený čas věnujte něčemu užitečnějšímu.
Pracujte s tabulkami pravidelně
Jestli tabulkám neholdujete, asi se nebudete na práci s nimi nijak extrémně těšit. V tom případě si to prostě naplánujte do kalendáře nebo do denního rozpisu.
Pokud chcete dělat měsíční vyhodnocení svého podnikání, naplánujte si po konci měsíce půl dne na “podnikatelské tabulky” a sami sebe ze začátku donuťte k tomu zasednout.
Tabulky na cenotvorbu používejte pokaždé, když budete naceňovat nějakou novou zakázku, nebo zvažovat úpravy cen.
Časem se vám tabulky zažerou pod kůži jako nástroj, který normálně a běžně používáte.
Využívejte tabulky chytře
Všechny možné podnikatelské výpočty se dají dělat na kalkulačce nebo rukou na papír. Výhodou tabulek je to, že jednak počítají “samy”, jednak mají spoustu funkcí navíc.
Jasná věc je využívání vzorečků, kopírování čísel a vzorečků, propojení políček mezi sebou.
Určitě zkuste využívat i filtry. Je to speciální funkce, kterou nastavíte na tabulku, pak si můžete filtrovat a zobrazovat z tabulky jen to, co chcete vidět. Ostatní řádky se schovají a nepřekáží. A až budete potřebovat, zase si je zobrazíte.
Používejte klávesové zkratky, v tabulkách díky nim můžete vyhledávat, kopírovat čísla nebo vzorečky, nebo se vrátit o krok zpět, když se něco nepodaří podle plánu.
Nejčastější klávesové zkratky použitelné v Excelu a Google tabulkách:
- ctrl + Z = vrátit zpět
- ctrl + C = kopírovat
- ctrl + X = vyjmout
- ctrl + V = vložit
- ctrl + F = najít
- ctrl + H = najít a nahradit
Pro pokročilejší doporučuji kontingenční tabulky. V Google tabulkách jsou intuitivní a skoro bych řekla i jednoduché. Kontingenční tabulka vám umožní i ze složité tabulky vytáhnout to nejdůležitější, co chcete vidět. Můžete je použít třeba na zjištění nejvěrnějších klientů nebo sezónnosti vašich jednotlivých produktů.
Ukázka několika funkčních vychytávek v podnikatelských tabulkách:
Zapojujte vizuální prvky
Využijte toho, že tabulkové programy umí vizualizovat data z tabulek. Barvy a tvary vnímáme snadněji než čísla, hned vidíme, jestli je něco málo nebo hodně, jestli něco roste nebo klesá.
Dobrým pomocníkem je podmíněné formátování, které “samo” označí, co chcete mít zvýrazněné. Často se využívá výrazné označení záporného čísla. Když vám někde bude výpočtem vycházet mínus, tabulka vás na to upozorní na první pohled.
Používejte grafy. Většinou se vám bude hodit nejvíc koláčový (třeba na rozdělení nákladů nebo příjmů podle toho, čemu se věnujete) a sloupcový (dobrý na znázornění vývoje, například tržby v jednotlivých měsících).
Udělejte si tabulky hezké
Tabulky jsou sice hlavně funkční nástroj, to ale neznamená, že musí být černo šedo bílé. Udělejte si svoje tabulky hezké. Obarvěte nadpisy a grafy na svoje brandové nebo oblíbené barvy. Ať máte příjemný pocit, když si je otevřete.
U písma sjednoťte formátování, ať tabulky vypadají upraveně a uspořádaně. Posílíte tím pocit “pořádku” a tabulky budou přehlednější.
Nevymýšlejte kolo
Svoje tabulky můžete postavit na zelené louce, otevřít si prázdný soubor a budovat je od prvního políčka. Nebo využijte toho, co vytvořil někdo před vámi.
Na internetu se dají stáhnout různé šablony rozpočtů, cash flow tabulek nebo tabulek na kalkulaci ceny. Pohlídejte si u nich, aby vzorečky správně fungovaly a aby byly správně částky daní a pojištění, pokud už v tabulkách jsou předpřipravené. Nezapomeňte, že autoři tabulek je připravili podle svého podnikání, proto zohledněte, co máte vy jinak.
S vytvořením nebo úpravou vlastních podnikatelských tabulek vám ráda pomůžu i já. Nabízím připravené šablony tabulek na evidenci příjmů a výdajů, na rozpočty, kalkulace a hlídání cash flow. Tyto tabulky můžeme upravit na míru vašemu podnikání. Nebo naopak využijeme vaše stávající tabulky a doplníme je o funkce a vychytávky, které je ještě vylepší.
Protože jsem účetní, zároveň vám ohlídám a správně v tabulkách zohledním všechny účetně-daňové souvislosti.
Jmenuji se Lucie Krausová, jsem ekonomka, účetní, lektorka a konzultantka. Tabulky jsou mojí velkou láskou. Baví mě, jak z nich můžeme díky pár kouzlům získat ty nejcennější informace pro naše podnikání. Víc informací o podnikatelských tabulkách (a návody k nim), o podnikatelské finanční gramotnosti a o službách, které nabízím, najdete na mém webu luciekrausova.cz.
