Profesi virtuální asistentky vám asi nemusím představovat. Při podnikání na internetu je to v současné době jedna z nejvíc rozvíjejících se činností. Virtuální asistentka je obvykle samostatná podnikatelka, jejíž činnost spočívá v administrativní, technické či marketingové podpoře podnikatelům na internetu, manažerům nebo majitelům firem.
Smluvní vztah s virtuální asistentkou
Vlastní realizace závazkových (tedy smluvních) vztahů mezi virtuálními asistentkami a jejich klienty se často, jak už ze samotné role virtuální asistentky vyplývá, odehrává na dálku, v online prostředí. A takovým způsobem je i samotná spolupráce domlouvána.
Smluvní vztahy se tedy realizují na dálku – distančním způsobem.
Pro smluvní strany je žádoucí určitým způsobem vztah formalizovat a vymezit vzájemná práva a povinnosti nezpochybnitelným způsobem. Někdy je taková smlouva realizována jen objednávkami doprovázenými upřesněným v e-mailech, telefonicky či mnohdy jiným způsobem online komunikace (zprávy typu WhatsApp či Messenger). V některých případech, pokud se jedná o specialistku poskytující balíčky služeb či jinak standardizované řešení, dochází k realizaci smluvního vztahu prostřednictvím objednávky podložené obchodními podmínkami.
Smluvní vztahy jsou tedy naplněny smluvní volností a je dobré je z důvodu právní jistoty stran alespoň trochu a nějak formalizovat.
Ideálně smlouvou o spolupráci, případně smlouvou o dílo.
Na co ve smlouvě nezapomenout
- Smluvní strany si vymezí předmět spolupráce (co bude virtuální asistentka poskytovat) a na druhou stranu otázku odměny za odvedené služby.
- Je třeba myslet i na termíny poskytovaného plnění a následky případného prodlení. V tomto ohledu je také praktické nastavit, kdy je v rámci spolupráce možné zadávat úkoly a jaká je lhůta pro jejich splnění.
- Je dobré popsat přesně, co je předmětem plnění, a tedy i odpovědností virtuální asistentky. V praxi je stejně důležité a využitelné i vymezení, co již předmětem plnění podle smlouvy nebude.
- Z hlediska úhrady odměny je vhodné zamyslet se nad způsobem úhrady. V praxi je obvyklá fakturace zpětně za odvedené služby. V případě opakovaných spoluprací s potřebou zajištění úhrady se také využívá možnost různých „balíčků“ či „předplatného“, kdy je za služby hrazeno předem oproti rezervaci času virtuální asistentky na určité období dopředu.
- Ve smlouvě je také vhodné upravit případnou exkluzivitu smluvního vztahu. Platí to typicky ve vztahu ke konkurenčním podnikatelům, neboť virtuální asistentky mají mnohdy přístup k cenným informacím či know-how podnikatele a přímá spolupráce s konkurenčním subjektem může být v danou chvíli nežádoucí.
Mlčenlivost
Za zcela zásadní považuji ochranu důvěrnosti informací ve vztazích mezi virtuálními asistentkami a jejich klienty. Virtuální asistentky mívají často přístup k informacím, které nejsou běžně známé a dostupné a bývají také obchodním tajemstvím daného podnikatele.
Dále je potřeba pamatovat na ochranu přístupových údajů. V rámci některých spoluprací dochází ke svěřování přístupů k datovým schránkám, bankovním účtům, účtům na sociálních sítích, přístupy do software, databází a podobně. Je tedy třeba i smluvně podchytit ochranu těchto svěřených údajů a na straně virtuální asistentky je na místě převzít závazek k jejich ochraně.
Ochrana osobních údajů
U některých spoluprací může na straně virtuální asistentky docházet ke zpracování osobních údajů. V takovém případě je klient v pozici správce osobních údajů a virtuální asistentka zpracovatelem. Správce, tedy klient, je povinen zajistit, že ke zpracování osobních údajů dochází v souladu s právními předpisy (GDPR).
Tato oblast bývá ve vztazích virtuálních asistentek a jejich klientů často opomíjena, přestože ke zpracování osobních údajů dochází. Typicky se jedná o správu klientských databází, zajištění e-mailingu (práce s e-mailovou databází pro zasílání obchodních sdělení) a podobně. Správce odpovídá za dodržování povinností kladených mu právními předpisy ve věci ochrany osobních údajů. Klient jako správce a virtuální asistentka jako zpracovatel jsou v takovém případě povinni uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů splňující náležitosti dle GDPR.
Dohoda spolupráce mezi podnikatelem a virtuální asistentkou se může zdát snadná. Domluva plnění, domluva odměny, a je to. Je ale nutné pamatovat, že jedná se o plnohodnotný závazkový vztah s řadou možných problematických situací. Proto je vhodné vzájemná práva a povinnosti upravit písemně a pamatovat na další souvislosti, kterými je třeba právě ochrana důvěrnosti informací a případně i dopady do oblasti ochrany osobních údajů.
Pokud byste uvítali právní pomoc v této oblasti, u mě na stránkách v rámci poskytovaných služeb najdete praktický balíček smluvních vzorů pro spolupráci s virtuální asistentkou, který ošetřuje shora popsané situace.
Mgr. Mária Chvajová Staňková
advokátka
