Žádný velký byznys není one-woman-show. Pokud to s podnikáním myslíte vážně a chcete růst, musíte se obklopit správnými lidmi a delegovat. Na základě mých několikaletých zkušeností jsem definovala základní chyby, kvůli kterým spolupráce s virtuální asistentkou (lze aplikovat i na jakéhokoliv jiného externistu) drhne nebo vůbec nefunguje.
Chyba č. 1 – začnete s delegováním pozdě
Asistentku začnete hledat, až když se to na vás všechno sype a totálně nestíháte. Tato výchozí situace pro delegování není vůbec vhodná. Spolupráce s novou asistentkou totiž vyžaduje… ČAS, který v této fázi už nemáte. Asistentce musíte nastavit přístupy, domluvit si způsob předávání práce, vysvětlit vaše postupy, zvyknout si na sebe a naučit se zadávat úkoly efektivně.
Co s tím?
Začněte hned! Ano, právě TEĎ. Pokud plánujete růst vašeho byznysu, bez delegování a spolupráce se neobejdete. Proto je důležité získávat zkušenosti a naučit se této disciplíně co nejdříve. Zadat “úkol” tak, abyste s vysvětlováním neměli více práce, než kdybyste to udělali rovnou sami, je potřeba trénovat a mít na to systém. Jinak než tréninkem se to nenaučíte.
Na začátku podnikání stačí delegovat drobnosti a brát to jako investici do vzdělávání. Vyzkoušíte si, jaký systém vám vyhovuje, jaký způsob zadávání, jaký typ činností, celkově komunikaci a spolupráci s dalšími lidmi. Časem si delegování zautomatizujete. Pak pro vás budou samozřejmé základy typu: domluvit si termín zpracování, poskytnout najednou vše, co je ke splnění úkolu od vás třeba (ať už jsou to informace, přístupy nebo jiné podklady), ideálně popsat i cílový stav případně smysl úkolu. Podrobněji se tomu věnuji v kurzu Jak na efektivní podnikání.
Chyba č. 2 – delegujete bez systému a pevných základů
Pokud chcete byznysově růst, vše si nastavte hned od začátku pořádně, abyste stavěli na pevných základech. Ideálně si množství vstupů vynásobte minimálně stovkou.
Příklady:
- 5 faktur zpracujete ručně v Excelu, ale když jich bude 100 nebo 500?
- 5 úkolů zadáte 1 asistentce e-mailem, ale když jich bude 25 v 5 projektech s dalšími 5 externisty?
- S 5 lidmi na messengeru zvládnete komunikovat osobně, ale se 100?
- 5 členů vaší placené FB skupiny uhlídáte, kdy se přihlásili na zkoušku a kdy mají zaplatit, ale když jich bude 100?
- 5 dokumentů na svém disku najdete, ale když jich bude 100 bez složek a odpovídajícího pojmenování?
Když přemýšlíte, jak si nějakou činnost nastavit, vzpomeňte si na mě a zeptejte se sami sebe: je tento postup vhodný, i když toho bude 100x více?
Jak to souvisí s delegováním? Pokud máte jasná pravidla, postupy a logicky třízené dokumenty, je delegování mnohem snazší. Naopak když vy sami v tom máte chaos a nevíte, kde co najít a jak postupovat, obtížně to budete zadávat někomu dalšímu. Množství chaosu roste úměrně s růstem vašeho podnikání.
Co s tím?
Máte několik možností:
- Kupte si některý z mých kurzů Jak na efektivní podnikání. Rozebírám v nich tvorbu postupů, vytváření šablon a nastavení delegování. Podle informací v nich si poté vybudujte pevné základy byznysu.
- Objednejte si konzultaci na téma, jak můžete zefektivnit vaše stávající postupy v podnikání.
- Pusťte se do toho co nejdříve sami. V tom případě:
-
- Berte jednu oblast vašeho podnikání po druhé.
- Sledujte, jak to řeší jiní – jaká nastavili pravidla, jaké mají postupy?
- Ptejte se kolegů, jak toto oni řeší technicky, procesově?
- Podívejte se na vaše činnosti s nadhledem – nejde to udělat jednodušeji? Opravdu potřebujete evidovat vše, co evidujete? Nebo tohle už děláte jen ze setrvačnosti?
- Zaměřte se na opakované činnosti: dejte jim řád (termín, kdy je chcete zpracovat, napište do kalendáře), sepište jejich postup, vytvořte potřebné šablony a tyto aktivity delegujte.
PS: V některé situaci je skutečně vhodné použít přístup “prozatím to udělám takto a pak uvidím.” Tady je důležité stanovit si ukazatel, od kdy to uděláte pořádně a definovat, jak ta efektivnější cesta bude vypadat.
Zajímají vás další chyby při rozvoji svého podnikání a při delegování? Stáhněte si pokračování v tomto e-booku: 5 nejčastějších chyb v delegování, které brání růstu vašeho podnikání.
Na závěr vám přeji hodně úspěchů v navázaných spolupracích a štěstí na skvělé kolegy!
Autorka: Monika Rumanová
Profil
Přidejte se k facebookové skupině pro podnikatelky
