Delegování – je to jen pro “vyvolené”? Jen pro podnikatelky, které mají velký byznys a dosahují vysokého zisku? Nikoliv!
“Spolupráce a delegování patří neodmyslitelně k mindsetu úspěšných lidí. Čím dříve si vybudujete návyk nebýt na vše sami, tím rychleji vaše podnikání poroste.”
Mám jen samé drobnosti, to nemá smysl delegovat…
Já si myslím přesný opak – až budete mít moc práce a velké úkoly, je pozdě začít delegovat… Sice raději pozdě nežli nikdy, ale zbytečně to bude složitější.
Proč? Představte si, že získáte velkou zakázku, v níž některé části úkolů už skutečně potřebujete předat. Ale ještě jste nikdy nedelegovali… Takže kromě koordinace samotné zakázky se musíte připravit i na předávání úkolů.
Co je třeba zařídit na začátku spolupráce:
- nalézt vhodného člověka, který danou práci bude dělat
- seznámit jej s obecným kontextem – co vlastně děláte, jaké programy používáte, jak chcete působit navenek, jaké máte hodnoty
- technicky vše zajistit (asistenční e-mail, přístupy do potřebných programů)
- protože nemáte zkušenosti s “náborem” a zkušební spoluprací, obvykle se nalezení té pravé kolegyně nepodaří napoprvé, takže první 3 body si minimálně jednou zopakujete
- vymyslet a nastavit pro vás nejvhodnější systém předávání práce a způsobu komunikace
- protože jste nikdy práci nezadávali, tak pravděpodobně nebudete dodávat všechny potřebné podklady najednou – externista bude na vás mít větší množství otázek a věcí k řešení, protahuje se komunikace a vysvětlování, ztrácíte čas, který nemáte
Co s tím? Prvním a nejdůležitějším krokem je vůbec začít
Krok č. 1 – udělat si přehled svých opakovaných (i drobných) činností
Typicky se jedná například o:
- přípravy plateb v bance a evidenci přijatých faktur
- měsíční zasílání podkladů účetní
- přesdílení příspěvků na další sociální sítě
- umístění článku se správným formátováním na web
- párování plateb ve fakturačním programu s bankou
- zapisování měsíčního přehledu (o počtech fanoušků, odběratelů, příjmech, výdajích, plnění cílů…)
Co odkládáte, i když realizace zabere jen 2 minuty? O čem byste chtěli mít přehled a vést nějakou tabulku, ale vždycky to zapomenete vyplnit nebo se vám nechce otevírat? Třeba přehled o počtu realizovaných konzultací za rok?
Krok č. 2 – najít vhodnou asistentku
Na internetu naleznete mnoho nabídek služeb virtuálních asistentek různé kvality – od profesionálek s konkrétní odborností (naleznete např. zde v katalogu Rebelek), až po nízkonákladové nabídky typu jaudelam.cz. Pokud vám nevadí ze začátku trochu papírování, můžete přijmout i někoho brigádně.
Další varianta je poptat se kolegyň na jejich zkušenosti a doporučení, nebo se přímo zeptat v zájmových FB skupinách. Logicky hledáte k sobě takovou kolegyni, která bude s danou náplní práce mít zkušenosti a se kterou si osobnostně budete rozumět.
Krok č. 3 – nastavit způsob předávání práce
Domluvit se s asistentkou, jaký způsob komunikace preferujete: telefon, chat, e-maily…
Ideálně mít platformu, kde úkoly budete sdružovat (Trello, Asana….). Cílem je mít přehledně na jednom místě evidováno, jaké jsou úkoly – co je třeba udělat, a co už je uděláno.
*Tip č. 1: aby to bylo funkční, musí to pro vás být jednoduché. A jednoduché to pro vás je, pokud jste na to zvyklí a běžně to používáte. Např. veškeré úkoly můžete odesílat přímo z e-mailu do seznamu To-Do v Trellu – v tomto případě není třeba se přihlašovat do další aplikace a vytvářet úkol… Stačí když vám přijde faktura, ji na 2 kliknutí přeposlat do Trella a víte, že asistentce se celé znění e-mailu objeví jako kartička s úkolem v jejím seznamu To-Do. Asistentka poté připraví platbu v bance a fakturu zaeviduje dle předem sepsaného postupu. Poté úkol označí za vyřízený. Samozřejmě jiný přístup zvolíte pokud vše vyřizujete raději telefonicky.
Je důležité nastavit si to tak, aby předání bylo jednodušší než vyhotovení úkolu svépomocí.
Krok č. 4 – vytvořit zadání a postupy
Sepíšete zadání pro svou asistentku. CO je její náplní práce a jak si představujete výsledek. Jaké činnosti má ve vašem podnikání na starosti, a jak má postupovat při jejich řešení. Případně nastavíte potřebné přístupy.
Tip č. 2: Část mých klientek řeší situaci, že pracují a nikde to není vidět. Sedí u počítače a zařizují mnoho drobností, které je třeba udělat, ale nikomu tento čas nefakturují a ani strategicky tyto činnosti k růstu podnikání nevedou.
Ono totiž zpracovat si přehled, co je třeba udělat a čím je nutné začít, vám též vezme dost času – obzvlášť pokud nemáte nastavený funkční systém.
Příklad práce s e-mailem: rychlotřízení
- Informativní e-maily přečíst a rovnou archivovat (případně smazat).
- E-maily vyžadující aktivitu, kterou může udělat asistentka, přeposlat jí (ideálně do Trella nebo jiného systému).
- E-maily, které vyžadují vaši aktivitu:
- můžete v Gmailu jedním kliknutím na “Přidat do úkolů” uložit do tasku v kalendáři
- odeslat do Trella do sloupečku s vaším seznamem To-Do
- označit štítkem např. s názvem “vyřídit”
- kliknout na tlačítko “odložit” na dobu, až budete mít vše potřebné k jeho vyřešení
- pokud odpověď zabere méně než minutu, tak zpracovat rovnou
Osobně raději první vše roztřídím a poté úkoly, které zůstanou na mě, zpracovávám v bloku soustředěně jeden po druhém. A protože díky prvotnímu třízení mám přehled o VŠECH svých úkolech a jejich prioritách, nestane se, že bych začala zpracovávat e-maily od začátku a pak zjistila, že poslední e-mail je urgentní, ale už na něj nezbyl čas.
Ze začátku vybírejte ty úkoly, u nichž máte pocit, že po nastavení potřebných přístupů bude jejich předání snadné. Nezdráhejte se a předávejte i činnosti, jejichž zpracování zabere méně než 5 minut času. Rčení “100x nic umořilo i osla” je velmi výstižné…
Vývoj spolupráce s asistentkou
Předáváním drobných úkolů si natrénujete samotné zadávání, prověříte si efektivitu vámi nastaveného procesu delegování, a především si vytvoříte návyk zadávání, zautomatizujete si “přeposílání” práce. Takto krůček po krůčku předáte jednu činnost, pak druhou, a když už tam má asistentka přístup, tak může udělat i tamto…
Skvělá a komplexní spolupráce s virtuální asistentkou vyžaduje určitý vývoj. Tím, jak zadáváte drobnosti a postupně předáváte více (a větších) úkolů, zahajujete “učící proces” u své asistentky. Je úžasné pozorovat, jak se spolupráce měsíc po měsíci rozvíjí. Asistentka získává stále větší kompetence a po pár měsících automaticky zařizuje mnoho úkolů v pozadí vašeho podnikání, a to i bez nutnosti vaší pozornosti.
Pokud vám dává smysl spolupracovat vzdáleně s externisty a chcete se do toho skutečně pustit, ráda i s vámi budu prostřednictvím newsletteru sdílet informace o konkrétních činnostech vhodných k delegování, způsobech předávání práce, procesech, tvorbě zadání i výběru asistentky. Jestli vás tato témata zajímají, stáhněte si krátký seznam nejčastějších chyb při delegování a jak jim předejít a já vám brzy zašlu další skvělé tipy ze světa virtuální asistence a vzdálené spolupráce.
Podnikatelů předávající práci v délce do 5 hodin měsíčně je skutečně mnoho a je to naprosto normální záležitostí. Část mých dlouholetých klientů začínala i na 2 hodinách měsíčně a postupně jak rostlo jejich podnikání, spolupráci rozšiřovali.
Co myslíte nyní, mohou delegovat jen finančně zajištěné ženy s velkým byznysem? Nebo je to obráceně – právě díky spolupráci, delegování a zaměření pozornosti na to podstatné se ženy stávají finančně zajištěnými a budují velký byznys?
Ráda vám na této cestě pomohu – třeba prostřednictvím konzultace. Více informací najdete na mém webu.
Autorka: Monika Rumanová
